1. Innledning
Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirma Kontrakt AS (heretter Advokatfirmaet), og viser hvordan vi behandler personopplysninger om:
- eksisterende og potensielle klienter
- leverandører og samarbeidspartnere
- andre personer som er involvert i saker vi bistår i
- andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
- brukere av nettsidene våre
Advokatfirmaet er behandlingsansvarlig for personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Med personopplysninger menes opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.
2. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlang
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen
2.1 Behandling av personopplysninger i forbindelse med advokatoppdrag
Advokatfirmaet behandler personopplysninger i tilknytning til det enkelte advokatoppdrag i den utstrekning dette er nødvendig for å utføre advokatoppdraget.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil kunne vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Opplysningene kan omfatte informasjon om klienter, motparter og andre med tilknytning til oppdraget.
I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.
Advokatenes strenge lovbestemte taushetsplikt reduserer de eventuelle personvernulempene som behandlingene kan medføre, slik at hensynet til å kunne gjennomføre behandlingen blir avgjørende.
2.2 Kunnskapsforvaltning
Advokatfirmaet har et erfaringsarkiv som skal sikre at kunnskap forvaltes på en god måte. Dersom dokumenter lagres lenger enn 10 år, skal dokumentene anonymiseres. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
2.3 Behandling av personopplysninger om leverandører og samarbeidspartnere
Vi behandler personopplysninger om leverandører og samarbeidspartnere, slik som navn på kontaktperson, e-post, telefon og adresse, i den utstrekning dette er nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å oppfylle avtalen. Slik behandling har hjemmel i personopplysningsloven § 8 a.
2.4 Klientadministrasjon
Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
2.5 Lagring og oppbevaring av saksdokumenter
Vi oppbevarer saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Vi viser for øvrig til Advokatforeningen sine retningslinjer.
2.6 Opplysninger som samles inn vi Advokatfirmaets sine nettsider
Advokatfirmaet behandler personopplysninger i forbindelse med henvendelser, samt drift og vedlikehold av nettsiden www.kontraktadvokat.no
a) Drift og vedlikehold
Formålet med innsamling av personopplysninger er å loggføre bruken av kontraktadvokat.no. Loggen brukes til å lage statistikk over bruken av nettstedet og som grunnlag for å kunne forbedre nettstedet. Loggen brukes også av sikkerhetshensyn for å avdekke eventuelle angrep og uautorisert bruk av kontraktadvokat.no.
b) Informasjonskapsler og Google Analytics
For å kunne utvikle og forbedre våre nettsider, bruker vi Google Analytics, en tjeneste levert av Google Inc. Tjenesten bruker informasjonskapsler, såkalte «cookies». Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir lagret på din datamaskin, mobiltelefon, nettbrett eller tilsvarende når du laster ned en nettside. Disse informasjonskapslene inneholder data som blir samlet inn for statistikk om bruk av våre nettsider.
Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt mm. Opplysningene blir sendt fra din nettleser til Google Analytics og lagret på Google Inc. sine servere.
Vi henviser ellers til Google sine personvernregler.
Ønsker du å unngå informasjonskapsler?
Hvis du øsker at informasjonskapsler skal avvises, kan du endre innstillingene i nettleseren din slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som har blitt lastet ned tidligere kan også slettes fra nettleseren.
Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.
Mer informasjon finner du hos Nettvett.
3. Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved at du kan besvare eposten med «Meld meg av» eller tilsvarende. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
4. Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:
Advokatfirma Kontrakt AS
Pb. 283 Skøyen, 0213 Oslo
post@kontraktadvokat.no
+ 47 23 21 10 90